02 — Prozesse und Workflows
Wenn Aufgaben sich von selbst zur richtigen Person bewegen.
Workflowautomatisierung heißt bei uns nicht „neues Tool kaufen“. Wir verbinden, was bei Ihnen schon läuft, und legen darüber eine klare Logik. Wer macht was, in welcher Reihenfolge, mit welcher Eskalation, wenn etwas hängen bleibt.
▸ Anfrage trifft ein
│
├── Vollständig?
│ ├── ja → Tag: ready
│ └── nein → Rückfrage an Kunde
│ (Wartet bis 48h, dann Erinnerung)
│
├── Wert > 5.000 EUR?
│ ├── ja → Freigabe Geschäftsleitung
│ └── nein → direkt an Vertrieb
│
└── 24h ohne Bewegung
└── Eskalation an TeamleadA — Was wir konkret bauen
Vier wiederkehrende Bausteine, individuell zusammengesetzt
Routing
Aufgaben gehen automatisch an die Person mit Zuständigkeit. Inklusive Vertretungsregel im Urlaub.
Freigabeketten
Mehrstufige Freigaben mit Kommentar, Audit Trail und automatischer Weiterleitung nach Frist.
Eskalationen
Wenn nichts passiert, geht eine Erinnerung raus. Wenn weiter nichts passiert, eskaliert es eine Stufe höher.
Status und Sicht
Alle Beteiligten sehen, wo etwas steht, ohne nachzufragen. Inklusive Reporting an Leitung.
B — Beispiel aus der Praxis
Freigabeprozess für Investitionen über 2.500 Euro
Ein Produktionsbetrieb mit rund 60 Mitarbeitenden. Beschaffungen wurden bisher per E Mail an den Geschäftsführer geschickt. Im Schnitt blieben 14 Anfragen pro Woche länger als drei Tage unbeantwortet liegen.
C — Integration
Wir lösen Ihre Tools nicht ab. Wir machen sie sprechfähig.
Häufig integrierte Systeme
- — Microsoft 365, Outlook, Teams, SharePoint
- — BMD, RZL, DATEV (über Schnittstellen)
- — ERP wie WinLine, Sage, Microsoft Dynamics
- — CRM wie HubSpot, Pipedrive, Eigenentwicklungen
Plattformen, die wir nutzen
- — n8n für komplexe Logik mit Self Hosting
- — Make für schnelle Standardfälle
- — Eigene API Schicht, wo Plattformen nicht reichen
- — EU Hosting auf Wunsch verpflichtend
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